Een workflow voor onderzoeken bij vervoerders die webshops en het 3PL-team op één lijn houdt
Deze 3PL-automatisering vervangt een onderzoeksproces dat leunde op mailthreads, supporttickets en handmatige statuschecks. Webshops openen een zaak vanuit een order, uploaden bewijs en volgen de voortgang zonder voor elke update het operationele team te benaderen.
In het kort
Deze 3PL-automatisering geeft webshops en het operationele team één workflow voor onderzoeken bij vervoerders. Webshops openen een zaak vanuit een verzonden order, uploaden bewijs en volgen de statusupdates. Backend-automatiseringen koppelen mails van vervoerders, bestanden in Google Drive en Freshdesk-tickets aan de juiste zaak. Zo wordt het onderzoeksdossier de gedeelde bron van context en hoeft het team minder vaak dezelfde status door te geven.
- Gebruikers
- Webshops en operationeel team
- Integraties
- ChannelDock, Gmail, Google Drive, Freshdesk
- Zaakdata
- Firestore
- Kernstack
- Python, Node.js, Firebase
Productdemo
Bekijk de demo van 53 seconden
Een rondleiding van 53 seconden door de 3PL-e-mailautomatisering: een webshop meldt een claim voor een zoekgeraakt of beschadigd pakket in het portaal, de vervoerder wordt automatisch gemaild of via zijn website benaderd, AI leest elk antwoord en de thread van de webshop werkt zichzelf bij.
› Lees de transcriptie
Elk zoekgeraakt pakket betekende vroeger tien mails. Nu is het één klik. Voor een fulfilmentcentrum betekende een beschadigd of zoekgeraakt pakket mails met de klant, mails met de vervoerder, en dagenlang doorsturen daartussen. Daarom kreeg elke klant een eigen webportaal. Ze loggen in en zien al hun verzonden orders live uit het magazijnsysteem. Is er iets mis met een order, dan klikken ze gewoon op "Raise query", kiezen de vervoerder en de reden, voegen het bewijs toe en versturen. Vanaf daar loopt het vanzelf. De claim gaat direct naar de juiste vervoerder, per mail of via de eigen website van de vervoerder, met alle bestanden erbij. Antwoorden van de vervoerder komen automatisch in de thread van de klant. AI leest elk antwoord, dus de zaak gaat verder zonder dat iemand iets hoeft door te sturen. Geen mailketens, geen kopiëren en plakken. De hele claim loopt van begin tot eind vanzelf.
01 / Het probleem
Waarom dit systeem nodig was
Onderzoeken bij vervoerders leveren lange gesprekken, bijlagen en statuswijzigingen op. Als die informatie verspreid is over een portaal, Gmail, Freshdesk en het systeem van de vervoerder, kopieert het team updates en zoekt het uit welke versie de juiste is.
Het systeem moest webshops ook bruikbaar inzicht geven, zonder interne instellingen te tonen en zonder dat het operationele team dezelfde zaak op meerdere plekken moest bijhouden.
02 / De bouw
Hoe ik het heb gebouwd
Ik ontwikkelde een gestructureerde onderzoeksworkflow rond verzonden orders. Een webshop kiest de betreffende zending, beschrijft het probleem, uploadt bewijs en krijgt een dossier met een zichtbare statushistorie.
Backend-automatiseringen koppelen ChannelDock, Gmail, Google Drive en Freshdesk. Binnenkomende antwoorden van vervoerders worden aan het juiste onderzoek gekoppeld, bijlagen blijven beschikbaar en updates voor de webshop lopen gelijk met de interne zaak.
03 / Functies
Wat de 3PL-claimsoftware doet
Zaak starten vanuit een order
Webshops beginnen bij een bekende zending. Dat voorkomt ontbrekende referenties en handmatig zoeken.
Bewijs verwerken
Bestanden en aanvullende gegevens blijven gekoppeld aan het juiste onderzoek.
Mails van vervoerders synchroniseren
Antwoorden werken de zaak bij in plaats van los in een mailbox te blijven staan.
Freshdesk-workflow
Browserautomatisering verbindt de activiteit in een zaak met het bestaande supportproces.
Status volgen voor webshops
Klanten zien de voortgang zonder het team om een update te hoeven vragen.
Interne controle op zaken
Medewerkers blijven eigenaar van beslissingen en gevoelige stappen in de workflow.
04 / Workflow
Zo werkt het, stap voor stap
- 01
Een zending kiezen
De webshop kiest de betreffende order en start een onderzoek.
- 02
Bewijs verzamelen
Het portaal legt het probleem, de bijlagen en de benodigde vervoerdersgegevens vast.
- 03
Communicatie synchroniseren
Antwoorden via mail en support worden teruggekoppeld aan de actieve zaak.
- 04
De actuele status tonen
De weergave voor de webshop en voor de medewerker volgen hetzelfde verloop van het onderzoek.
05 / Schermen
Productschermen
Kies een scherm om de interface, workflow en operationele details te bekijken.
3PL Email Automation — projectoverzicht
06 / Wat er veranderde
Het resultaat in de praktijk
- Het onderzoeksdossier is de gedeelde bron van context voor webshops en het operationele team.
- Antwoorden van vervoerders en bewijs zijn makkelijker terug te vinden, omdat ze gekoppeld blijven aan de oorspronkelijke zending.
- Het portaal vermindert het steeds herhalen van statusupdates, terwijl het team de interne controle over het proces houdt.
Veelgestelde vragen
Vragen over een vergelijkbaar systeem
Het verbindt ordergegevens, verzoeken van webshops, communicatie met vervoerders, bewijs en supporttickets, zodat een onderzoek door één gecontroleerde workflow loopt.
Samenwerken
Plan je 3PL-automatisering?
Ik help je verzoeken van webshops, communicatie met vervoerders en interne afhandeling samen te brengen in één betrouwbare workflow.
Bespreek je projectVerder lezen
Gerelateerde case studies
Carrier Portal Bot | Claims & Ticket Automation
Een bot met browserautomatisering die claimtickets opent, opvolgt en sluit in een Freshdesk-portaal van een vervoerder zonder API, aangeroepen als gewone HTTP API.
Lees de case study: portaalbot voor vervoerdersclaimsEnterpriseSupport Space
Eén intern platform waarin een 3PL webshops, support, orderonderzoeken, crediteringen en magazijnaanwezigheid beheert, met AI-antwoorden onder menselijke controle.
Lees de case study: 3PL-operatiesoftwareEnterpriseAI Returns Scanner | Label Reading & Returns Intake
Een AI-retourenscanner die het verzendlabel leest, de retour aan de juiste ChannelDock-orderregel koppelt en dubbele boekingen voor Bol- en Amazon-retouren voorkomt.
Lees de case study: AI-retourenscanner